Términos y Condiciones de Uso

1. Partes y aceptación

Estos Términos y Condiciones de Uso (los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma Flota Inteligente, disponible en flotainteligente.com y mediante la aplicación móvil homónima, operada por FLOTA INTELIGENTE SAS, identificada con NIT 902.071.976-9, domiciliado en Carrera 7 #116-50, Bogotá D.C., Colombia (en adelante "FI", "nosotros" o "el Operador").

Al crear una cuenta, acceder al Servicio o hacer clic en "Aceptar", usted (en adelante "el Usuario") declara haber leído, entendido y aceptado estos Términos en su totalidad. Si actúa en nombre de una empresa u organización, declara tener autorización para obligarla contractualmente. Si no está de acuerdo, no use el Servicio.

El uso del Servicio se rige adicionalmente por la Política de Privacidad, la Política de Tratamiento de Datos Personales y la Política de Cookies, las cuales forman parte integrante de este acuerdo.

2. Definiciones

• Servicio / Plataforma: la aplicación web y móvil Flota Inteligente y todas sus funcionalidades.
• Usuario: toda persona natural o jurídica que accede al Servicio mediante una cuenta registrada.
• Organización: la empresa o entidad en cuyo nombre el Usuario administra la flota vehicular.
• Conductor: persona natural invitada a la Organización con rol "Conductor" para gestionar vehículos asignados.
• Afiliado: propietario de un vehículo afiliado a una empresa de transporte, invitado a la Organización con rol "Afiliado", que gestiona sus propios vehículos y emite sus propios FUECs bajo la habilitación y la firma electrónica de dicha empresa.
• FUEC: Formato Único de Extracto de Contrato del servicio de transporte especial, reglamentado por la Resolución 6652 de 2019 del Ministerio de Transporte.
• Certificado digital: certificado de firma electrónica (archivo .p12) de titularidad de la Organización habilitada, utilizado para firmar sus FUECs.
• Suscripción: el plan de acceso contratado (FREE, PLUS o BUSINESS) y su período de vigencia.
• Licencia: derecho de uso de la Plataforma para un vehículo activo durante la Suscripción.
• SIMIT: Sistema Integrado de Multas e Infracciones de Tránsito, administrado por la Federación Colombiana de Municipios (FCM), entidad independiente de FI.
• Comparendo: infracción de tránsito registrada en el SIMIT asociada a una placa vehicular.
• Contenido del Usuario: toda información, archivos y datos ingresados o cargados por el Usuario en la Plataforma.

3. Descripción del servicio

Flota Inteligente es un software como servicio (SaaS) que ofrece:

• Consulta y monitoreo automático de comparendos en el SIMIT a partir de las placas vehiculares registradas.
• Gestión de documentos vehiculares (SOAT, Tecnomecánica, Tarjeta de Operación, pólizas y otros según el tipo de servicio del vehículo).
• Registro y seguimiento de mantenimientos de vehículos.
• Administración de conductores y asignación de vehículos.
• Módulo de transporte especial: emisión, firma electrónica (con certificado .p12 de la Organización), numeración por contrato, código QR verificable y envío del FUEC, así como gestión de contratos, control preoperacional y afiliados (Resolución 6652/2019).
• Alertas de vencimientos de documentos vehiculares y licencias de conducción.
• Información de pico y placa vigente (sujeta a fuentes oficiales de cada municipio).
• Generación de reportes (hoja de vida del vehículo, carga masiva de flota en CSV/XLSX).
• Aplicación móvil para iOS y Android con notificaciones push.

Las funcionalidades disponibles dependen del plan de Suscripción activo. FI se reserva el derecho de agregar, modificar o descontinuar funcionalidades sin responsabilidad adicional, siempre que no afecte materialmente las prestaciones comprometidas al momento de la contratación.

4. Registro, cuenta y capacidad

Para usar el Servicio es necesario:

• Ser mayor de edad (18 años o más) conforme a la ley colombiana y tener capacidad legal para celebrar contratos.
• Proporcionar un nombre completo, correo electrónico válido y, si aplica, número de identificación (CC o NIT) de la organización.
• Crear una contraseña segura y mantenerla confidencial.

El Usuario es el único responsable de todas las actividades que ocurran bajo su cuenta. Debe notificarnos de inmediato a contacto@flotainteligente.com ante cualquier uso no autorizado o brecha de seguridad conocida. FI no será responsable por pérdidas derivadas del uso no autorizado de la cuenta imputable al Usuario.

Una cuenta representa a una sola organización. No está permitido usar una cuenta para gestionar flotas de múltiples empresas no relacionadas sin suscripciones separadas.

5. Planes, precios e IVA

El Servicio se ofrece en tres planes:

• FREE: sin costo, una (1) licencia de vehículo, funciones básicas.
• PLUS: $10.000 COP por vehículo activo al mes, hasta 3 vehículos, funciones avanzadas.
• BUSINESS: $8.000 COP por vehículo activo al mes, vehículos ilimitados, todas las funciones.

Los precios están en pesos colombianos (COP). El Impuesto al Valor Agregado (IVA) al 19% puede aplicar según el régimen tributario del Usuario. Si usted es consumidor final no responsable del IVA, el valor cobrado lo incluye. Si es responsable del IVA, la factura reflejará el desglose correspondiente.

FI se reserva el derecho de modificar los precios con un aviso previo de al menos 30 días calendario por correo electrónico. El precio vigente al momento de la renovación aplica a los períodos subsiguientes.

6. Facturación, pagos y auto-renovación

Los planes PLUS y BUSINESS se facturan por ciclos de 30 días calendario a partir de la fecha de activación, mediante la pasarela de pagos Wompi (Bancolombia). Al activar un plan de pago, usted autoriza el cobro automático (auto-renovación) al inicio de cada nuevo ciclo, hasta que cancele o desactive la auto-renovación.

La auto-renovación puede desactivarse en cualquier momento desde Facturación → Ajustes de suscripción. Si la desactiva, el acceso al plan pagado continuará hasta el fin del período en curso y no se generará un nuevo cobro.

Si el cobro falla (fondos insuficientes, tarjeta vencida u otro motivo), FI notificará por correo electrónico. Si el pago no se regulariza en los 5 días calendario siguientes al vencimiento, la suscripción pasará a estado VENCIDO y los vehículos quedarán inactivos hasta que se complete el pago o se contrate un nuevo plan.

7. Cancelación y vencimiento de suscripción

El Usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde Facturación → Cancelar suscripción. La cancelación tiene efecto al final del período en curso; no hay cobros adicionales ni reembolsos por la fracción no utilizada del período.

Al vencer o cancelarse una suscripción PLUS o BUSINESS, los vehículos registrados quedan inactivos —no se eliminan ni se borra su historial—. El Usuario puede reactivar la flota contratando un nuevo plan o descendiendo al plan FREE (límite de 1 vehículo activo).

El plan FREE no tiene fecha de vencimiento mientras la cuenta esté activa.

8. Política de no reembolsos

Los pagos realizados no son reembolsables, salvo en los siguientes casos excepcionales: (a) cobro duplicado por error técnico atribuible exclusivamente a FI; (b) el Servicio no haya podido prestarse durante más de 72 horas continuas dentro del período pagado por causas exclusivamente imputables a FI. En tales casos, el Usuario debe solicitarlo dentro de los 10 días calendario siguientes al evento escribiendo a contacto@flotainteligente.com.

Las interrupciones del SIMIT, Wompi u otros servicios de terceros que no sean directamente imputables a FI no dan lugar a reembolso.

9. Uso aceptable y conductas prohibidas

El Usuario se compromete a usar el Servicio de buena fe y conforme a la ley colombiana. Están expresamente prohibidas las siguientes conductas:

• Proporcionar información falsa, inexacta o engañosa en el registro o en el uso de la Plataforma.
• Compartir credenciales de acceso con personas ajenas a la organización autorizada.
• Realizar scraping, crawling, extracción automatizada de datos o acceso no autorizado a la API de FI.
• Intentar descompilar, hacer ingeniería inversa o modificar cualquier componente de la Plataforma.
• Enviar spam, malware, código malicioso o contenido ilícito a través de la Plataforma.
• Usar el Servicio para actividades que violen la ley colombiana o los derechos de terceros.
• Sobrecargar deliberadamente los servidores o infraestructura de FI.
• Revender, sublicenciar o ceder el acceso al Servicio sin autorización escrita de FI.
• Consultar placas de vehículos sin tener una relación legítima con ellos (propietario, arrendatario, empleador, etc.).
• Acceder al Servicio siendo competidor de FI, o usarlo con fines de comparativa (benchmarking), supervisión competitiva o para desarrollar un producto o servicio que compita con la Plataforma.
• Copiar o reproducir ideas, funcionalidades, flujos o elementos de diseño del Servicio para crear un producto similar.

Cualquier sugerencia, comentario o idea de mejora que el Usuario comparta con FI sobre el Servicio podrá ser usada e incorporada por FI libremente, sin que ello genere obligación de compensación ni derecho de propiedad a favor del Usuario.

10. Información del SIMIT — carácter referencial

La consulta de comparendos se realiza sobre el SIMIT, administrado por la Federación Colombiana de Municipios (FCM), entidad del Estado independiente de FI. FI accede a esta información como herramienta de monitoreo, sin tener control sobre su contenido, integridad, actualización ni disponibilidad.

La información de comparendos obtenida a través de Flota Inteligente tiene carácter exclusivamente referencial e informativo. No constituye notificación oficial de infracción de tránsito, ni reemplaza los canales formales de las autoridades de tránsito, secretarías municipales u organismos de control.

FI no asume responsabilidad por: (a) errores, omisiones o desactualizaciones en los registros del SIMIT; (b) comparendos no detectados por indisponibilidad temporal del SIMIT; (c) comparendos registrados bajo placas incorrectas por error de las autoridades; (d) decisiones legales, financieras o de cualquier índole tomadas con base en la información mostrada en la Plataforma.

Para actuaciones legales (impugnación de comparendos, paz y salvos, consultas oficiales), el Usuario debe acudir directamente al SIMIT oficial, a la Secretaría de Tránsito correspondiente o a la entidad competente.

11. Información de pico y placa

La información de pico y placa proviene de fuentes públicas y decretos municipales. FI no garantiza su exactitud ni actualización en tiempo real. El Usuario es responsable de verificar las restricciones vigentes con las autoridades municipales antes de tomar decisiones de movilidad. FI no asume responsabilidad por sanciones derivadas del uso de información de pico y placa desactualizada o incorrecta.

12. Transporte especial: FUEC, firma electrónica y afiliados

El módulo de transporte especial permite a las Organizaciones habilitadas por el Ministerio de Transporte emitir, firmar y verificar el Formato Único de Extracto de Contrato (FUEC) conforme a la Resolución 6652 de 2019. FI provee exclusivamente la herramienta tecnológica: el FUEC es expedido por la Organización habilitada, bajo su propia habilitación y su propio certificado de firma electrónica. FI no es empresa de transporte, no expide FUECs en nombre propio y no asume el carácter de emisor.

La Organización es la única responsable de: (a) contar con la habilitación vigente para prestar el servicio de transporte especial; (b) la veracidad, legalidad y suficiencia de los datos del contrato, el vehículo, los conductores y la vigencia consignados en cada FUEC; (c) la validez y titularidad del certificado digital (.p12) con el que firma; (d) el cumplimiento de la normatividad de transporte especial aplicable. FI no valida la habilitación ante el Ministerio ni verifica la autenticidad de los contratos cargados.

Certificado digital (.p12): el Usuario carga voluntariamente su certificado de firma electrónica y su contraseña, que se almacenan de forma cifrada y se utilizan únicamente para firmar los FUECs que el propio Usuario ordena emitir. El Usuario es responsable de la vigencia y custodia de su certificado; FI no lo emite ni renueva.

Afiliados: la Organización puede invitar a propietarios de vehículos afiliados (rol "Afiliado") para que gestionen sus vehículos y emitan sus propios FUECs. Dichos FUECs se expiden bajo la habilitación y la firma electrónica de la Organización, que conserva la responsabilidad frente a las autoridades por todo FUEC emitido a su nombre, incluidos los generados por sus Afiliados. La Organización es responsable de vincular, desvincular y revocar oportunamente el acceso de sus Afiliados.

Firma del contratante: cuando el contratante del servicio firma un FUEC o contrato mediante enlace, el Usuario declara contar con su autorización para tratar sus datos con la finalidad de expedir el documento.

13. Conductores y afiliados invitados

El Usuario puede invitar a terceros (Conductores o Afiliados) a acceder a la Plataforma mediante correo electrónico. Al hacerlo, el Usuario declara: (a) contar con el consentimiento informado del invitado para compartir sus datos personales con FI; (b) haber informado al invitado sobre las finalidades del tratamiento de sus datos; (c) ser responsable del uso que el invitado haga de la Plataforma dentro de su organización.

El Conductor o Afiliado que acepta la invitación queda vinculado por estos Términos y la Política de Privacidad de FI.

Respecto de los datos personales de terceros que el Usuario registra en la Plataforma (conductores, afiliados, contratantes), el Usuario actúa como Responsable del tratamiento y FI como Encargado en los términos de la Ley 1581 de 2012. El Usuario garantiza haber obtenido las autorizaciones de los titulares para las finalidades previstas y responde ante ellos y ante las autoridades por dicha recolección.

14. Contenido del Usuario y propiedad de los datos

El Usuario conserva la titularidad y propiedad de todos los datos e información que ingresa o carga en la Plataforma (placas, documentos, mantenimientos, información de conductores). Al usar el Servicio, el Usuario otorga a FI una licencia limitada, no exclusiva, gratuita y revocable para almacenar, procesar y transmitir dicho contenido exclusivamente con el fin de prestar el Servicio.

El Usuario es el único responsable de la legalidad, exactitud y suficiencia del contenido que cargue, incluyendo documentos de identidad, licencias y archivos adjuntos. FI no verifica la autenticidad de los documentos cargados.

15. Propiedad intelectual de FI

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma —incluyendo código fuente, diseño visual, marca, logo, algoritmos, documentación y bases de datos propias— son y seguirán siendo de exclusiva propiedad de FI o sus licenciantes. Estos Términos no transfieren ningún derecho de propiedad al Usuario.

Se otorga al Usuario una licencia personal, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y usar el Servicio durante la vigencia de su Suscripción, únicamente conforme a estos Términos.

16. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener como confidencial la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del Servicio. Para FI, la información confidencial del Usuario incluye el Contenido del Usuario, sus datos de flota, contratos y documentos. Para el Usuario, incluye el software, la tecnología, las tarifas no públicas y las características no divulgadas de la Plataforma.

Ninguna parte usará la información confidencial de la otra para un fin distinto a la ejecución de estos Términos, ni la revelará a terceros, salvo: (a) al personal o proveedores que necesiten conocerla para prestar el Servicio, sujetos a igual deber de reserva; o (b) cuando lo exija la ley o una autoridad competente. No se considera confidencial la información que sea de dominio público sin culpa de la parte receptora, o que se obtenga legítimamente de una fuente sin restricción de confidencialidad.

FI trata el Contenido del Usuario conforme a su Política de Privacidad y no lo vende ni lo cede a terceros. Este deber de confidencialidad subsiste tras la terminación del contrato por cualquier causa.

17. Disponibilidad del servicio

FI procura mantener el Servicio disponible con un objetivo de disponibilidad del 99 % mensual, excluyendo: (a) ventanas de mantenimiento programado (anunciadas con al menos 24 horas de anticipación); (b) fallas en servicios de terceros (SIMIT, Wompi, Supabase, Vercel); (c) eventos de fuerza mayor. FI no garantiza que el Servicio esté libre de errores o interrupciones no planificadas.

La disponibilidad del módulo de consulta de comparendos depende directamente de la disponibilidad del SIMIT, sobre la cual FI no tiene control alguno.

18. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley colombiana, FI no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo pérdida de ganancias, pérdida de datos o daño reputacional, aunque se haya advertido a FI de la posibilidad de dichos daños.

La responsabilidad total acumulada de FI frente al Usuario, por cualquier causa y bajo cualquier teoría legal, no excederá el monto total pagado por el Usuario a FI durante los 30 días calendario anteriores al evento que dio lugar a la reclamación.

FI no asume responsabilidad alguna por: (a) la exactitud o integridad de los datos del SIMIT; (b) acciones u omisiones de terceros (Wompi, Google, Vercel, Supabase, FCM); (c) pérdidas derivadas del uso, mal uso o imposibilidad de uso del Servicio.

19. Indemnización

El Usuario se compromete a defender, indemnizar y mantener indemne a FI, sus directivos, empleados, agentes y socios frente a cualquier reclamación, demanda, daño, pérdida, costo o gasto (incluidos honorarios razonables de abogados) derivado de: (a) el uso del Servicio en violación de estos Términos; (b) el Contenido del Usuario cargado en la Plataforma; (c) la violación de derechos de terceros; (d) el incumplimiento de cualquier ley colombiana aplicable.

20. Suspensión y terminación de cuenta

FI puede suspender o terminar el acceso del Usuario al Servicio, con o sin previo aviso, en los siguientes casos: (a) incumplimiento grave o reiterado de estos Términos; (b) uso fraudulento o ilegal del Servicio; (c) falta de pago no regularizada; (d) instrucción de autoridad competente.

Salvo casos de fraude, ilegalidad, falta de pago o instrucción de autoridad, cuando el incumplimiento sea subsanable FI dará al Usuario un aviso escrito con un plazo de 15 días calendario para corregirlo antes de terminar la cuenta. Recíprocamente, el Usuario podrá dar por terminado el contrato por incumplimiento de FI si este no se subsana dentro del mismo plazo tras el aviso.

En caso de terminación por causas imputables al Usuario, no habrá reembolso. Si la terminación es por causas exclusivamente imputables a FI, se reembolsará la parte proporcional del período pagado no prestado.

Tras la cancelación o terminación de la cuenta, el Contenido del Usuario se conserva durante 30 días para permitir la exportación de datos. Pasado este plazo, se procede a la eliminación permanente, salvo que la ley exija conservación por un período mayor (por ejemplo, datos financieros: 5 años).

21. Modificaciones a los Términos

FI puede modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios materiales se notificarán con al menos 15 días calendario de antelación por correo electrónico a la dirección registrada en la cuenta. El uso continuado del Servicio después de la fecha de vigencia de los nuevos Términos constituye aceptación de los mismos. Si el Usuario no acepta los cambios, puede cancelar su cuenta antes de que entren en vigor.

22. Fuerza mayor

FI no será responsable por incumplimiento de obligaciones derivado de causas fuera de su control razonable, incluyendo: desastres naturales, actos de autoridad pública, fallas generalizadas de infraestructura de internet, huelgas, pandemias, ataques informáticos a proveedores terceros, o indisponibilidad del SIMIT u otros sistemas del Estado colombiano.

23. Disposiciones generales

• Integridad del acuerdo: estos Términos, junto con la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos Personales, constituyen el acuerdo completo entre las partes respecto al Servicio.
• Divisibilidad: si alguna cláusula se declara inválida o inaplicable, las demás disposiciones permanecen vigentes.
• Renuncia: la no exigencia de cumplimiento de alguna disposición no implica renuncia al derecho de exigirla en el futuro.
• Cesión: el Usuario no puede ceder sus derechos u obligaciones sin consentimiento escrito previo de FI. FI puede ceder estos Términos en el marco de una fusión, adquisición o venta de activos.
• No exclusividad: el Servicio se presta de forma no exclusiva. FI puede ofrecer la Plataforma a cualquier otra persona u organización, incluidas las del mismo sector del Usuario.
• Independencia de las partes: estos Términos no crean entre FI y el Usuario ninguna relación laboral, de sociedad, mandato ni agencia. Cada parte actúa de forma independiente.
• Idioma: en caso de discrepancia entre versiones en distintos idiomas, prevalece la versión en español.

24. Ley aplicable y resolución de conflictos

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, incluyendo la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico) y las normas concordantes.

Ante cualquier disputa, las partes procurarán resolverla de forma amigable dentro de los 30 días calendario siguientes a la notificación del conflicto. Si no se alcanza acuerdo, la controversia se someterá a los jueces y tribunales competentes de Bogotá D.C., Colombia, renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponder.

Lo anterior no impide al Usuario formular reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en ejercicio de sus derechos como consumidor conforme a la Ley 1480 de 2011.

25. Contacto

Para consultas, reclamaciones o ejercicio de derechos relacionados con estos Términos:

• Correo electrónico: contacto@flotainteligente.com
• Formulario de contacto: flotainteligente.com/contacto
• Dirección: Carrera 7 #116-50, Bogotá D.C., Colombia