Política de privacidad (España)

1. Quiénes somos

Flota Inteligente es operada por FLOTA INTELIGENTE SAS (NIT 902.071.976-9, su número de identificación tributaria en Colombia), con domicilio en Carrera 7 #116-50, Bogotá D.C., Colombia, que es la responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.

Contacto (también para cualquier cuestión de protección de datos): contacto@flotainteligente.com

Datos que tu empresa introduce en la plataforma. Cuando una empresa cliente registra a sus conductores, sus vehículos o a sus propios clientes, esa empresa es la responsable del tratamiento de esos datos y Flota Inteligente trata los datos solo por su cuenta y siguiendo sus instrucciones, como encargada del tratamiento, en los términos de nuestro Contrato de encargo del tratamiento. Si eres conductor o cliente de una de esas empresas, dirige tus solicitudes a ella; si nos escribes a nosotros, se las trasladaremos.

2. Qué información recogemos en este sitio web

• La información que nos envías: cuando nos escribes para solicitar una demo o un presupuesto, recibimos tu nombre, tu correo electrónico y lo que decidas incluir (por ejemplo, tu empresa y el tamaño de tu flota).
• Mensajes por WhatsApp: si nos escribes con el botón de WhatsApp, recibimos tu número de teléfono, tu nombre de perfil y los mensajes que nos envíes, a través de WhatsApp (un servicio de Meta).
• Datos técnicos: dirección IP y ubicación aproximada (ciudad/país), tipo de dispositivo, sistema operativo y versión del navegador. La dirección IP también se usa para limitar el número de peticiones y prevenir abusos (Upstash). Si se produce un error, y en una pequeña muestra de visitas, Sentry registra los datos técnicos del fallo y una grabación de la sesión (navegación y clics) con todo el texto, los campos y las imágenes enmascarados.
• Cookies de analítica y de publicidad: en tu primera visita, un aviso de cookies te permite elegir "Aceptar todo" o "Solo esenciales". En las páginas para España, Google Analytics 4 (páginas visitadas, eventos, duración de la sesión) no se carga hasta que eliges "Aceptar todo": antes de aceptar no se envía nada a Google. Meta Pixel (medición de campañas publicitarias) tampoco se carga si no eliges "Aceptar todo". Si usas el panel o el registro de una empresa de España, tu navegador queda marcado para que Google Analytics funcione igual en todo el sitio (detalle en la Política de cookies). En el resto de nuestro sitio, Google Analytics funciona con el modo de consentimiento de Google: hasta que aceptas, no instala cookies y solo recibe señales sin cookies, que incluyen la dirección IP y datos del navegador, para estadísticas agregadas. Puedes cambiar tu preferencia de cookies en cualquier momento, y también puedes bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de tu navegador.

3. Qué información recogemos si te haces cliente

a) Cuenta y empresa

• Nombre, nombre de la empresa, correo electrónico y, de forma opcional, un teléfono y el logotipo de la empresa
• Contraseña, guardada solo como hash bcrypt, nunca en texto plano
• Si inicias sesión con Google: tu nombre de Google, correo electrónico, URL de la foto de perfil e identificador de la cuenta

b) Flota y conductores

• Datos de los vehículos (matrícula, marca, modelo, año, color, kilometraje), archivos de su documentación y registros de mantenimiento
• Nombre, correo electrónico, número de documento, número y caducidad del carné de conducir, foto y archivos de los conductores que sube tu empresa

c) Ubicación del vehículo con un dispositivo GPS instalado (seguimiento de la flota las 24 horas)

Si tu empresa instala dispositivos GPS en sus vehículos, recibimos la ubicación de cada vehículo y la hora de cada envío, de forma continua, las 24 horas, mientras el dispositivo esté instalado y vinculado a tu cuenta. Solo pueden verla el titular y los administradores de tu empresa. Como el dispositivo sigue al vehículo, también revela la ubicación de quien lo conduce: tu empresa es responsable de informar a sus conductores y de obtener su consentimiento cuando la ley lo exija. El proveedor del dispositivo actúa como encargado del tratamiento por cuenta nuestra.

d) Ubicación del conductor durante un servicio (app)

Mientras un conductor tiene un servicio en curso, la app comparte la ubicación del móvil, solo desde que el conductor inicia el servicio hasta que lo finaliza o se cancela. Pueden verla tus coordinadores y el cliente de ese servicio (a través de un enlace privado de seguimiento). Los puntos de ubicación se eliminan al terminar el servicio; solo queda una imagen de la ruta en el PDF del justificante del servicio. El conductor puede denegar o revocar el permiso de ubicación y completar el servicio igualmente.

e) Mensajes de WhatsApp de tus clientes (agente de IA)

Si tu empresa conecta su número de WhatsApp Business, recibimos el número y los mensajes de los clientes que escriben para solicitar un servicio. El texto lo trata un proveedor de IA (Anthropic) para extraer los datos y crear el servicio, que queda pendiente hasta que uno de tus coordinadores le asigna conductor y vehículo. Los mensajes se conservan junto con el resto de la información del servicio.

f) App e integraciones

• Token de notificaciones push y plataforma del dispositivo (iOS o Android), solo si permites las notificaciones; se eliminan al cerrar sesión
• Tokens de Google Calendar, solo si conectas tu calendario: únicamente creamos, actualizamos y eliminamos los eventos de vencimientos que gestionamos, y puedes desconectarlo en cualquier momento
• Enlaces de solo lectura a documentos que tú decides crear y puedes revocar en cualquier momento

g) Pagos

Los planes de pago se cobran a través de Paddle, nuestro revendedor y Merchant of Record: Paddle recoge y trata los datos de tu medio de pago y de facturación (incluido tu NIF-IVA, si lo indicas) bajo su propia política de privacidad. Nosotros nunca vemos ni guardamos el número completo de tu tarjeta; solo recibimos de Paddle el estado de la suscripción, los importes cobrados y los identificadores de cliente y de transacción.

4. Para qué utilizamos tu información

• Para responder a tus consultas y preparar presupuestos
• Para prestar el servicio: cuentas, flota, documentación, mantenimiento, programación de servicios, seguimiento GPS y el agente de IA
• Para enviar avisos de caducidad y correos o notificaciones push del servicio
• Para que el asistente de IA del panel responda a las consultas de tu equipo y prepare las acciones que confirmes
• Para mantener la seguridad del servicio, prevenir el fraude y los abusos y diagnosticar errores
• Para entender cómo se usan el sitio web y la plataforma (Google Analytics 4, en los términos de la sección 2) y, solo si aceptas las cookies, medir campañas publicitarias (Meta Pixel)

No vendemos datos personales.

Base jurídica

• Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD): prestar el servicio contratado, gestionar tu cuenta, los avisos del servicio y el soporte.
• Medidas precontractuales (art. 6.1.b): responder a tus solicitudes de demo o de presupuesto.
• Consentimiento (art. 6.1.a): cookies de analítica y de publicidad, notificaciones push y la conexión opcional con Google Calendar. Puedes retirarlo en cualquier momento.
• Interés legítimo (art. 6.1.f): la seguridad del servicio, la prevención del fraude y los abusos, y el diagnóstico de errores.
• Obligación legal (art. 6.1.c): conservar la información que exijan las normas fiscales o de otro tipo.

5. Proveedores (encargados del tratamiento)

Solo compartimos datos con los proveedores de esta lista, y solo en la medida necesaria para prestar el servicio:

El proveedor de los dispositivos GPS instalados también trata datos de ubicación de los vehículos por cuenta nuestra.

Paddle no es un encargado nuestro: como Merchant of Record, trata los datos de pago como responsable independiente (sección 3.g). Los proveedores que tratan datos de los conductores y clientes de tu empresa son los subencargados autorizados del Contrato de encargo del tratamiento.

6. Transferencias internacionales

Flota Inteligente tiene su sede en Colombia, y nuestros principales proveedores (Supabase, Vercel, Resend, Sentry, Anthropic, Google y los demás de la sección 5) alojan y tratan los datos fuera del Espacio Económico Europeo, principalmente en Estados Unidos; la base de datos se aloja en Estados Unidos (región de Oregón). Paddle trata los datos de pago en el Reino Unido, que cuenta con una decisión de adecuación de la Comisión Europea.

Estas transferencias se amparan en las garantías del artículo 46 del RGPD: las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, incorporadas en el acuerdo de tratamiento de datos (DPA) de cada proveedor y, cuando el proveedor está adherido, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Puedes pedirnos una copia de estas garantías escribiendo a contacto@flotainteligente.com.

7. Conservación

• Datos de la cuenta, la flota, los conductores y los servicios: mientras tu cuenta esté activa
• Tras cerrar una cuenta: 30 días, para que puedan exportarse o recuperarse; después se eliminan de forma definitiva
• Registros técnicos: hasta 90 días, por seguridad y para resolver incidencias
• Ubicación de los vehículos con dispositivo GPS: mientras la cuenta esté activa y el dispositivo siga vinculado
• Ubicación del conductor durante un servicio: se elimina al terminar el servicio (solo queda la imagen de la ruta en el justificante)
• Correos que nos envías: el tiempo necesario para atender tu consulta y la relación comercial que pueda surgir

8. Seguridad

Utilizamos cifrado en tránsito (TLS), contraseñas con hash, control de acceso por roles y controles de acceso a los archivos almacenados. Ningún sistema es 100% seguro; si un incidente de seguridad afecta a tus datos personales, te lo comunicaremos.

9. Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de tus datos, o retirar en cualquier momento un consentimiento que nos hayas dado, escribiendo a contacto@flotainteligente.com con el detalle de tu solicitud. Te responderemos en el plazo de un mes desde la recepción de tu solicitud (prorrogable dos meses más si la solicitud es compleja, en cuyo caso te avisaremos dentro del primer mes). Ejercer tus derechos es gratuito.

Si te encuentras en España, también tienes los derechos que te reconoce el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679, RGPD) y puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, www.aepd.es).

No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre ti.

10. Menores de edad

El servicio está pensado para empresas y para personas mayores de 18 años. No recogemos a sabiendas datos de menores; si crees que un menor nos ha enviado datos personales, escríbenos y los eliminaremos.

11. Normativa aplicable y cambios

En lo que respecta a los usuarios en España, el tratamiento se rige por el RGPD y la normativa española de protección de datos. Podemos actualizar esta política; los cambios importantes se comunicarán por correo electrónico a los clientes. Publicaremos cualquier cambio en esta página, con su fecha de última actualización.